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Todo lo que necesitas saber sobre las Firmas Digitalizadas

15mayo2016

Una firma digitalizada es un tipo de firma manuscrita y a su vez electrónica que se genera sobre tabletas gráficas o tablets con pantallas capacitivas. Normalmente se usan tabletas específicas de fabricantes como Wacom, Topaz o Symbol.

Este tipo de dispositivos capturan tanto la imagen de la firma como los rasgos biométricos del firmante, es decir, las características específicas de la firma de esa persona que lo identifica inequívocamente. Las características biométricas que principalmente se recogen son la velocidad, la aceleración en la escritura, la presión del firmante, las inflexiones, cambios de dirección y el vuelo del lápiz mientras se firma.

Las firmas digitalizadas permiten la rúbrica de documentos electrónicos desde el origen, con un nivel de confianza equivalente al de la firma tradicional y con la misma validez legal y jurídica, además es un método del que se destaca su alta seguridad y bajo coste.

La captura de la firma se realiza manualmente sobre alguno de los dispositivos especiales que antes mencionamos para su posterior inserción en el documento. Durante el proceso de la firma se genera una imagen digital de la misma, y además, se recogen y almacenan los datos necesarios para garantizar los principios básicos de una firma electrónica avanzada:

  • Identificación veraz del firmante.
  • Vinculación única con firmante y los datos firmados.
  • Detección cambios posteriores al momento de la firma.
  • Garantía de que sólo el firmante puede generar dicha firma.

Gracias a este proceso se recogen los datos biométricos propios de cada firma, de forma que un perito calígrafo podría analizar si los datos almacenados son veraces y concordantes tanto con la firma manuscrita como con la digital de cada usuario.

Los resultados, que son cifrados, encriptados y firmados, se adjuntan al documento en el cual se estampa la firma escaneada. Lo que finalmente obtenemos es un documento PDF que contiene la información que se quiera transmitir, la firma escaneada y un fichero validable y descifrable que contiene toda la información de la firma digitalizada. De forma que el único fichero libre que se obtiene de todo el proceso es dicho PDF.

Estos datos encriptados permiten asegurar quien es la persona la que ha realizado la rúbrica, el momento, que no ha sido modificada posteriormente y evita que pueda ser reutilizada en documentos posteriores, además, este tipo de firmas están protegidos conforme a la LOPD.

Los elementos encriptados nunca podrán estar en manos ni del prestador del servicio ni del fabricante del software, para evitar así falsificaciones posteriores de la firma. Para ello, los dispositivos suelen realizar la encriptación de forma local en el mismo aparato y sólo puede ser descifrable con un software especial que solo se facilita bajo requerimiento judicial.

De los datos de cada firma se pueden obtener patrones que muy eficaces, que unidos a los mecanismos de generación de firmas electrónicas, hacen ciertamente segura la confirmación de verificación de cualquier firma originada mediante este procedimiento.

Esta tecnología tiene otras ventajas:

  • Mejora y agiliza los procesos internos de las empresas haciéndolas más eficaces.
  • Previene fraudes gracias al sistema de autenticación del firmante.
  • Mejora y agiliza las auditorias de documentos y firmas.
  • Confiere a la empresa una imagen moderna, actual e innovadora.
  • Ayuda a reducir el impacto medioambiental por reducción del uso de papel.

Nuestra aplicación para la gestión de ventas está preparada para trabajar con dispositivos de captura de firma digitalizada. Los datos biométricos de la firma junto con información adicional de validación propia (número de documento, fecha, total del documento, ...), garantizan que el documento firmado es conforme y no ha sido modificado. Ante un repudio de firma, podemos recuperar los datos necesarios para su entrega a un perito judicial que valide la autenticidad de la misma.

No lo dudes más y lleva a tu empresa a la siguiente fase. Olvídate del papel y lo engorroso del proceso gracias a la firma digitalizada de documentos.